国际会议会场的选择方法|选择要点和安排程序的完整说明

可以毫不夸张地说，国际会议的成功取决于“场地选择”。特别是在欢迎来自海外的许多客人的国际会议上，场地将是日本的面孔和组织者的面孔。

然而，当我们开始寻找场地时，我们不会面临许多疑虑和焦虑，例如“我们应该选择什么标准”，“有什么样的设施”，“我们能满足国际要求吗?”UGA。

在本文中，对于负责国际会议规划和场地安排的负责人，从场地选择的基本思想，具体的选择步骤到重要的检查点，以免失败我会全面解释。

如果您阅读到最后，您将看到找到您组织的国际会议的最佳场所的具体途径，并提高来自世界各地的所有参与者的满意度。

请利用它作为实现最佳国际会议的第一步。

什么是国际会议?

首先，让我们从定义中检查什么是“国际会议 (International Conference/Convention)”。

国际会议是一个官方会议机构，参与者聚集在一起，跨越国界，就特定主题分享信息，交换意见和讨论。从学术演讲到政府间会议，国际组织年会和全球公司战略会议，其目的和规模是多种多样的。

与国内会议不同，它的最大特点是多种语言，不同文化背景的人们聚集在一起。

这些国际会议是“MICE”的重要组成部分之一，这是一个更大的商业活动框架。

什么是MICE?

MICE是由以下四个业务事件的首字母组合而成的新词:。

• M eeting—企业培训、会议等
• I ncentive Travel:企业奖励和培训之旅
• 会议:国际会议和学术会议
• E xhibition (或Event) :展览、交易会或活动

MICE吸引了来自世界各地的许多人，并为主办地区带来了巨大的经济效益和国际商机，因此国家和地方政府正在积极吸引。

策划国际会议是MICE的核心，是对国际交流和经济发展做出贡献的意义深远的活动。

什么是MICE?意义和具体例子，对场地的完整评论

为什么国际会议的场地选择特别重要

场地不仅仅是一个“地方”。它是一个战略因素，极大地影响了国际会议的成败，其重要性有三个。

影响参与者满意度的“舒适度”

由于长时间飞行和时差，许多海外参与者都非常疲劳。因此，能从国际机场顺利到达，能让人感到安全安心的地理位置是会场选定的绝对条件。

舒适的设施环境可以消除长途旅行的疲劳，而无压力的高速通信环境则为与会者提供了良好的会议体验。缺乏对这些的考虑不仅可以降低会议本身的评估，还可以降低东道国和城市的热情好客本身。

通往场地的方式是参与者在该国收到的“第一次体验”，并决定了第一印象。

最大化会议结果的“功能”

国际会议的真正价值在于超越语言和文化障碍的积极讨论，以及由此产生的新知识和网络。

同声传译室和最新的音响、影像设备是顺利讨论的生命线。此外，在现代国际会议上，强烈要求包容 (包容性) 以接受不同的参与者。对各种饮食文化 (如清真，素食和过敏) 的详细回应，礼拜室 (游戏室) 的建立，完整的无障碍设计等都是让所有参与者感到尊重的必要条件。

此外，当政府官员 (VIP) 参加时，场地还需要在安全方面具有高级功能，例如易于制定安全计划。

“品牌价值”成为向世界传播的力量

会场是向世界传播东道国/城市以及主办机构的品牌形象的强大媒体。

让人感受到历史和传统的会场传达着“可靠性”，最先进的会议中心无声地传达着“先进性”。但更重要的是提供独特的体验价值，只有在那里才能获得。

在会议之间可以触及日本文化和丰富自然的地方，激发了参与者的创造力，并深深地刻在记忆中。不仅会议的内容非常好，而且附带的经验是否令人印象深刻，大大提高了整个会议的价值。

因此，会场的选择从“舒适性”“功能性”“品牌价值”三个方面决定了整个国际会议的质量，成就以及来自世界各地的与会者的满意度，这是一个非常重要的决策。

成功选择国际会议场地的七个步骤

那么，具体按照怎样的顺序选择会场好呢?在这里，我们将介绍七个步骤，以系统有效地找到最佳场地。

【步骤1】明确国际会议的目的和概要

这是构成所有基础的最重要的一步。让我们具体地将以下项目语言化。通过澄清这些，您将看到所需场地的规模和功能以及所需的服务水平。

举办目的

你想要实现什么?目标是什么?

例:发表最新研究成果、制定国际标准、促进国际合作等

目标层

你想让谁参加?(国籍、专业领域等)

例:来自各国的研究人员、政府官员、跨国企业的董事等

主要内容

你计划什么样的节目?

例:主题演讲，小组讨论，海报会议，小组委员会，招待会等

使用的语言

官方语言是什么?你需要同声传译吗?

【步骤2】确定举办形式 (真实在线混合)

在新冠灾难之后，持有类型的选择已经多样化为真正的在线混合。特别是在国际会议上，可以解决时差和旅行成本问题的混合持有是有效的选择。决定以什么形式举办吧。

■真实举办

参与者聚集在一起的传统形式。它最适合网络和团结感。

■在线举办

您可以在任何地方参加。降低成本，消除地理限制。

■混合举办

结合真实和在线的格式。虽然可以最大化参与机会，但需要复杂的管理系统，包括高质量的分发设施和语言通信。

【第3步】具体制定计划参加人数和预算

接下来，确定参加人数和预算等具体数字。

首先是参加人数。我们将假设您期望的人数，国家/地区的细分如何，并决定场地的容量 (容量) 。为了遵守消防法，一般会选择容量稍大的会场。

接下来决定预算。除了场地费用之外，我们还计算总费用，如同声传译相关费用，设备费用，人员费用，食品和饮料费用 (考虑宗教禁忌等)，安全费用等。考虑到汇率变动风险，设定现实的金额很重要。

【步骤4】选定区域和地点

最优先考虑来自海外的参加者的便利性，缩小举办区域。“从国际机场的交通”，“到最近车站的距离”，“住宿设施的充实度”这三个是最重要的项目。

从国际机场的交通

从机场换乘少，能以简单易懂的路线到达的始发站周边是最有力的候补。也确认一下有没有接送大巴吧。

距离最近车站的距离

理想情况下，车站在步行范围内 (大约5到10分钟) 。远的情况下，也考虑安排接送大巴。

周边环境

是否有足够的各种等级的住宿设施，是否有可以在招待会后使用的餐馆，安全性是否良好也是重要的选择因素。

【步骤5】确定必要的设备和服务

根据步骤1~3中概述的内容，列出必需的设施和服务。以下是国际会议中特别重要的项目。

基本设备	投影仪、屏幕、麦克风、讲台等
国际会议特有的设备	·同声传译展位:能否对应所需的语言数 ・多语言对应标牌:会场指南及程序显示
通信环境	高速稳定的Wi-Fi至关重要。特别是混合动力车是最重要的项目。
休息室衣帽寄存处	是否有VIP/演讲者休息室和存放参与者行李的衣帽间
饮食·送餐	是否可以应对清真、素食、过敏等多种饮食文化和习惯?
安全系统	我们能否处理VIP警卫和整个场地的安全计划?
支持系统	是否有熟悉设备和翻译系统的专业人员，以及能够支持多种语言的人员?

【步骤6】列出候选场地并进行比较

终于要找会场了。我们将根据每个城市的会议局提供的信息，专业网站，过去的成就等列出多个候选人。通过在列出的场地中创建具有以下项目的比较研究表，可以更容易地进行客观判断。

• 会场名称
• 容量(主厅、分科会议室)
• 场地租金
• 附带设备使用费 (翻译展位等)
• 取消策略
• 从国际机场的交通
• 周边住宿设施的容量
• 空闲状态
• 特别说明(国际会议记录，安全级别，多语言工作人员的存在等)

【步骤7】实地考察后最终决定

如果候选人缩小到2~3个地方，请尽可能访问该网站并亲眼检查。您可以获得许多仅通过网站或材料无法了解的重要信息。

首先想确认的是空间所具有的尺度感和格式。主要大厅自不必说，还要确认分科会议室和海报会议的空间是否足够，是否与整体清洁感和品牌形象相匹配。

接下来，从海外参与者的角度确认“流线”。从接待处到大厅，小组会议室，厕所的移动是否顺利，即使没有语言显示也能直观地理解吗?通过实际走走看，将当天的混乱防患于未然。

此外，检查同声传译室的位置和设备的状态。最重要的是，指导我们的场地人员对国际会议的理解和建议能力是判断您是否可以信任作为会议成功的合作伙伴的重要判断材料。

通过这种方式，让我们全面检查通过初步检查获得的真实信息和估算内容，并做出最终决定而不会后悔。

要记住的五个重点

除上述步骤外，我还将解释要特别注意的五点。通过按住这些，可以选择更高质量的场地。

体现日本品牌的“场地氛围”

确认一下会场的设计和家具、窗外的景色是否传达了日本的魅力和举办城市的个性吧。可以看到日本花园，装饰传统工艺品等。让我觉得“我很高兴来到日本”的附加值是一个很大的优势。

支持多种程序的“布局灵活性”

了解您的设施是否灵活，不仅可以满足大厅的需求，还可以满足多个小组委员会、海报会议、商务洽谈空间和游戏室 (礼拜室) 的需求。重要的是用隔板将大房间隔开，还是有足够多的大小房间。

提高参与者满意度“膳食质量和选择”

午餐和招待会上的用餐极大地影响了国际会议的满意度。是否能够精细地处理各种饮食文化和宗教禁忌，如过敏，素食，素食和清真，是先决条件。可能的话，我推荐试吃。

“技术支持系统”支持当天的安全性

我绝对想避免当天的声音，照明，图像，最重要的是同声传译系统的麻烦。每个领域的专业技术人员都是常驻的，并且从设置到生产和撤离始终支持的场地是非常令人鼓舞的存在。

查看项目内容和取消策略以避免风险

签约前，一定要确认取消政策。在紧急情况下，必须准确掌握“何时”和“百分比”的取消费用。此外，让我们检查每个角落，例如费用结构和产生额外费用的情况，并解决所有未知点。

国际会议场地安排和预订的实践流程

我们将按时间顺序介绍与场地选择步骤并行的安排和预订的具体流程。

咨询・确认空闲状况 (1~数年前)

在国际会议上，从吸引阶段考虑场地并不罕见。如果您找到感兴趣的场地，请先通过电话或网站查询，并检查所需时间表的可用性。此时，如果您告诉会议的大纲，那么之后的谈话就会顺利进行。

临时预订和报价请求

如果有空位的话，确认一下能不能进行临时预约吧。临时预约时间根据会场而不同，在这期间会委托详细的报价。

实地考察

如前所述，在临时预约期间必须进行预先检查。这是一个与销售代表直接交谈并解决小问题的好机会。

本协议的执行

预先检查和对报价内容满意后，正式签订合同。一般在支付申请金后合同就完成了。

与运营代表的详细讨论 (3个月到1年前)

签约后，我们将与场地管理负责人讨论当天的进展，布局，设备，警卫，餐饮服务，多语言支持等细节。反复多次商谈，做好万全的准备。

国际会议当天

根据最终商谈的内容，实施会议。当天与会场工作人员紧密合作，以顺利运营为目标。

如果您想招待国际宾客，我们推荐度假村风格的国际会议场所——凤凰喜凯亚度假村。

如果您正在寻找符合高国际标准并能为国际参与者提供特殊体验的日本场地，我们推荐凤凰喜凯亚度假村。

SEAGAIA不仅仅是一个会议设施；它是一个综合度假村，可以满足所有 MICE 需求，从国际会议到企业奖励旅游。

以下是推荐SEAGAIA作为国际会议举办场所的三个原因。

国际机场的交通和超大容量

距离宫崎布干维尔机场约30分钟车程，交通十分便利。拥有30多个不同规模的场地，包括可容纳5000人的“ SEAGAIA会议中心”，能够灵活满足各种规模和用途的国际会议需求。

最新的音响、照明、影像设备自不必说，为了举办混合动力车的发送环境也很完善。

一体化度假酒店独有的特别体验价值

度假村内集中了所有设施，包括会议场所、酒店（如凤凰Seagaia海滨度假酒店）、各种餐厅、温泉、高尔夫球场和水疗中心。

参与者可以在会议之间或会议之前和之后刷新，而无需移动压力。远眺太平洋的雄伟地理位置和日本神话的舞台宫崎文化所带来的非日常感，为海外参加者带来难忘的日本回忆，营造出特别的一体感。

多语言支持，由经验丰富的专业团队提供一站式支持

经验丰富的国际会议专家团队将为您提供从场地选择、规划到当天运营的一站式支持。充分利用饮食宝库宫崎的丰富食材，提供可满足清真认证饮食的高品质餐饮服务，以及可以体验日本文化的独特活动方案，我们将满足主办方的所有要求，为国际会议的成功提供强有力的支持。

“度假村MICE”在远离喧嚣的特殊环境中进行，提供独特的体验价值，让国际参与者刻骨铭心。

从政府间会议到国际学术会议，我们的专职人员可根据您的要求提供最佳方案。企划的初期阶段也没关系，首先请随意咨询。