“在通常的会议上很难发表意见”“各部门之间的合作越来越弱”
当你遇到这样的麻烦时，场外会议引起了人们的注意。
非现场会议是在办公室外进行的会议，培训和讨论。近年来，从管理战略会议到团队建设，引入了各种目的。特别是，这种方法的特点是对话的质量和参与者的动机随着如何选择场地而发生很大变化。
在本文中，我们将以易于理解的方式解释“选择地点”的概念，以使非现场会议成功。我们仔细总结了实用的要点，以便即使是第一次负责规划的人也可以放心地进行准备。
什么是非现场会议?
非现场会议是指在远离日常工作场所或会议室的地点举行的会议、讨论或研讨会。其最大的优势在于，远离繁忙的日常环境，为参与者创造了思考和发言的“空间”，从而更容易激发出平时可能不会表达的想法和真实意见。
我想提高团队的团结，创造新业务的想法，创造跨部门对话的机会，这通常是为了这样的目的而引入的，近年来它已被广泛引入中小企业和大公司。
什么是非现场会议?彻底解释目的，效果，程序示例
为什么举办场所的选择很重要?
决定非现场会议成功与否的因素之一是地点的选择。事实上，人们更容易在不同的空间发生心理变化，不同的地方会改变空气。
例如，在隔壁会议室还有其他小组正在开会的情况下，你可能会因为担心音量太大而不敢畅所欲言。另一方面，在被自然环绕的安静环境中，或者在可以专属预订的私密空间里，参与者之间的距离会迅速拉近，从而促成更深入的对话。
空间设计是否符合您的目的。这是分离“外部会议”和“有意义的非现场会议”的分支点。
选择非现场会议地点的要点
在决定举办地点时，重要的是不仅要判断“良好的可访问性”和“良好的风景”等表面元素，还要判断它是否是与会议的目的和内容相匹配的空间。在这里，我将介绍我想特别注意的五点。
易于访问
首先应该考虑的是交通的便利性。如果参加者是远道而来，请确认从主要车站和机场出发的交通是否顺畅，有无接送巴士等。
如果距离太远，就会出现疲劳，如果距离太近，就会出现“非凡的感觉”会减少的困境，但这可以根据参与者的层次和停留时间来平衡。
空间隐私性
其次，空间的私密性至关重要。在某些情况下，其他群体的存在可能会压制言论自由。租用会议室或整层楼，甚至是租用整栋楼，都是更安全的选择。是。
易于交互的布局
此外，您不能错过易于对话。您是否可以随意摆放桌面、灵活的座椅、足够的亮度，这些细节都可以帮助您减少工作压力。
设备的充实度
此外，不要忘记检查会议所需的设施(显示器、白板、Wi-Fi等)是否到位。
产生思考空白的空间
最后要注意的是“边距”的存在。一个花园、一个露台或一个休息室，让您可以在会议之间稍微走一走，就能让您的心情焕然一新。无忧无虑的聊天和意识通常来自这些空白时间。
选择场地的常见失败和注意事项
一个常见的失败是只选择外观印象。
即使在拍摄照片的场地中，也存在难以使用的情况，例如照明实际上很暗，天花板很低，声音难以回响。
此外，由于设备借出的存在或不存在以及诸如白板/延长线之类的详细设备没有准备好，因此经常可以看到当天的战斗场景。事先查看“设备一览表”，如有任何疑问，请与我们联系。
此外，在住宿类型的情况下，膳食和房间的舒适性不容忽视。即使是宝贵的会议，如果睡眠不足或用餐不满意，整体满意度也会下降。
按目的·选择推荐的非现场会议场地
非现场会议的结果在很大程度上取决于地点。在这里，我们将为每个目的介绍“什么样的地方/场地适合”。
高级管理人员战略会议和决策的推荐场所
在平静的氛围中确保隐私的场地适合管理层和高管仔细讨论的地方。如果您是一个安静的空间，大自然在您的视野中蔓延，或者如果您有专用楼层的设施，您可以加深讨论而不必担心外部视线和声音，您可以专注于您的战略。
可以进行团队建设的地方
当你想加深团队的友谊并想要提出创新的想法时，被大自然包围的开放感是最好的。拥有森林、大海、广阔庭院和露台的设施可以刺激五官，促进超越日常界限的对话。可以结合轻松体验和散步的边缘也是创造创造性对话的重要因素。
点击此处了解在SEAGAIA Miyazaki 举办的“团队建设”活动信息。
什么是团队建设培训?从目的和效果到具体例子的彻底解释
当天往返或想在短时间内举办的推荐场所
对于东京都市圈内的短途旅行，租用交通便利、设施齐全的会议室或场地十分实用。配备所有必要的设备并尽可能减少出行负担，是确保参与者保持专注和满意的重要因素。
想要长时间逗留同时重视学习和交流的时候，推荐的地方
对于有住宿的会议，住宿设施中有会议空间的地方很有用。用餐，休息，第二天准备等流程将毫无压力地进行，逗留期间的效率也将提高。特别是，能够以恒定节奏整合集中和刷新的环境适合鼓励深入学习和交流。
想要重视非日常感和独特性时推荐的场所
有时，利用废弃学校、露营地或活动场地等非常规空间代替会议室，效果会更好。这种充满怀旧气息又令人耳目一新的氛围，能够重置参与者的感官，激发出与以往不同的视角和想法。
现场安排和非现场会议预订的实际流程
与场地选择步骤同时进行的是实际安排和预订的进度管理。非现场会议通常需要几周或几个月的准备时间，因此您需要制定时间安排并尽早采取行动。
在这里，我们将按时间顺序介绍流程，以便即使是第一次负责项目的人也不会迷路。
举办候补日的决定和会场咨询 (1~6个月前)
首先进行公司内的日程调整，选出多个举办候补日。确定候选人后，向感兴趣的场地询问可用性。通常通过Web表单、电话或电子邮件进行确认。
查询时，提前组织以下信息会很顺利。
- 希望举办日期 (第1~第3希望)
- 预定人数
- 目的(示例:行政训练营、团队建设)
- 利用时间段 (例:10:00~17:00+住宿)
初步预订和报价请求 (活动开始前1~5个月)
确认日程的空闲后，请先进行临时预约。虽然每个会场的预售时间都不一样，但一般都是1~2周左右。
在此期间，我们将根据计划内容获得报价。详细商量一下会场使用费、备品、饮食、住宿、交通安排等必要的项目吧。
预先检查、现场确认 (1~4个月前)
如果可能，在预订期间进行现场访问 (初步检查)。这是掌握小册子和网站难以理解的流线、空气感、设备状态的重要机会。
在当天直接与销售代表交谈时，确认以下几点是安全的。
- 会议室布局、大小和移动性
- 住宿房间的清洁感和动线
- 周边环境的安静、非日常性
- 午餐、晚餐等饮食的内容和形式
正式合同的签订和初始费用的支付
如果同意预先检查和报价的话，就进入正式签约。提交申请书、签署合同书、支付申请金等，会场预约完成。
合同签订后，也会产生取消政策，所以在公司内部决定确定后再进行吧。
当天之前的详细商谈 (1个月前~之前)
签约后，与会场的运营负责人就项目的详细内容、时间表、设备要求等进行协调。根据需要进行多次会议，包括进度表和参与者列表、讲义、座位安排和活动内容。
让我们在这个阶段分享一些细节，如饮食要求，过敏反应，纪念品安排等。
对于异地会议，我推荐凤凰喜凯亚度假村。
我希望非现场会议不仅仅是一个“外部会议”，而是一个时间，可以带来难忘的体验和行动变化。
如果你是这么想的，那么位于九州宫崎县的“凤凰喜凯亚度假村”这样的多功能度假设施将是一个不错的选择。
SEAGAIA拥有丰富的经验，全年被众多企业用于举办公司会议、培训课程、高管静修、团队建设等活动。它尤其受到那些既重视独特体验又注重高效讨论的公司青睐。
为什么选择SEAGAIA作为异地会议的举办地
会议，住宿，体验一体化的“一体化”空间
度假村占地广阔，为团队提供住宿所需的一切，包括各种大小的会议室、舒适的住宿、以当地食材为特色的餐厅、温泉、水疗中心、高尔夫球场和骑马场。
可以进行“上午开会，下午活动”“晚上在温泉放松”等灵活的设计。
通过团队的“共同体验”创造团结感
俯瞰大海和松林的雄伟位置鼓励对话，排除通常的角色和头衔，并有助于建立新的团队关系。
许多声音，如“意见积极出现”和“下一步行动自然决定”被听到，因为设计充分利用了这个地方的力量。
专业的规划支持和灵活的响应能力
经验丰富的专职协调员为您提供从会场选择到当天运营的一站式支持，让您在首次非现场会议时也能安心。
“我想在大自然中放松的同时度过”，“我想加入活动”，我们将回应蓬松的咨询。
“我想改变公司内部的气氛”“我想加强团队力量”
如果您有这样的想法，为什么不在日常生活中迈出一步，在开放五种感官的环境中度过“有意义的时间”?
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撰稿：凤凰喜凯亚度假村会展编辑部
支持MICE举办的专业团队，如公司会议，培训和奖励旅行。发布宫崎的魅力和最佳会场选择的信息。
